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湖北汽车工业学院合同管理办法
2019-04-24 16:44  

第一章  总  则  

第一条为加强学校合同管理,坚持依法治校,维护学校合法权益,根据《中华人民共和国合同法》等法律、法规的有关规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条本办法所称合同是指学校与自然人、法人或其他组织之间为设立、变更或终止民事权利义务关系而形成的协议或契约。

第三条合同的签订和履行应当遵守国家法律、法规、规章和政策规定,遵守学校合同管理制度,遵守平等互利、诚实信用、协商一致的原则,维护学校的合法权益。

第二章  合同的分类与管理  

第四条根据合同的标的额、涉及学校利益的大小,将合同分为重大合同和一般合同。重大合同主要包括合作办学合同、对外投资合同、合同金额在50万元以上的经济合同、大型土地、房屋及大型贵重设备器材等资产的出租、出借和转让合同、学校或归口管理部门认定的其他重大合同。重大合同以外的其他合同为一般合同。

第五条学校合同管理实行统一领导、分类归口管理、各负其责的原则。

第六条学校办公室作为合同综合管理部门,行使合同管理职能,统一指导学校合同管理事务。主要职责为:

(一)负责组织制订合同管理相关规章制度;  

(二)为校内各单位办理合同事务提供必要的法律咨询服务;  

(三)受学校委托参与有关重大合同的洽谈等工作;  

(四)协助及督促合同履行和合同纠纷处理。  

第七条学校授权以下部门按其职责范围对合同进行归口管理,提出审查意见和建议,登记、保管、归档合同文本原件以及合同谈判、会审、签约、履行中的有关文书与相关文件资料,对履行过程进行监督。

(一)学校办公室:负责捐赠、法律事务服务等与部门业务相关的合同以及未明确归口管理部门的合同管理;  

(二)学工部、团委:负责招生就业以及学生管理事务等与部门业务相关的合同管理;  

(三)教务处:负责本科人才培养与本科教学实习基地等与部门业务相关的合同管理;  

(四)人事处:负责人事、劳动关系类合同以及师资培训等与部门业务相关的合同管理;  

(五)科技处:负责校企、校地合作,纵向、横向科研项目,技术开发、咨询、服务,以及科技成果转让等与部门业务相关的合同管理;  

(六)国际合作交流处:负责与国外及港澳台地区的合作与交流、各类中外合作办学等与部门业务相关的合同管理;  

(七)校园建设与管理处:负责基建、工程维修、校园绿化、后勤服务等与部门业务相关的合同管理;  

(八)资产管理处(招标办):负责货物(服务)采购(含仪器设备、大宗物资、教材图书资料、公寓用品、军训服装、设备仪器维修维护等)以及资产处置等与部门业务相关的合同管理;  

(九)资产经营公司:负责资产租赁等与部门业务相关的合同管理;  

(十)继续教育学院:负责成人教育、网络教育、自学考试、非学历继续教育等与部门业务相关的合同管理;  

(十一)学校所属具有独立法人资格的单位负责管理其业务范围内的合同。  

第八条合同承办单位负责合同文本的起草、送审、履行、备案及存档等工作,对所签合同的可行性、真实性、合法性、合理性负责。主要职责为:

(一)负责所承办合同的可行性分析论证;  

(二)负责审查合同标的的真实性;  

(三)负责审查合同对方的主体资格、资质、信用状况、履约能力等,包括但不限于:  

1.合同对方是否具有签约资格;  

2.合同对方是否具有履行合同所必须的资质,应要求对方提供相关证明材料;  

3.审查合同对方签约代表的身份证明和签约资格证明,如法定代表人的身份证明或法定代表人出具的授权委托书(应明确载明委托代理事项、权限及期限)等;  

4.根据需要,可以要求合同对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料;  

5.必要时,可以要求合同对方提供履约担保。  

合同承办单位应审查、核实上述资料的真实性、有效性,并将上述资料连同合同文件一并保存。合同对方当事人的主体资格、资信状况或履约能力有瑕疵的,不应与其签订合同。  

如归口管理部门另有规定的,按归口管理部门的规定办理。  

(四)负责合同的洽谈和起草,负责对合同条款进行合法性、合规性和合理性审查。确认合同内容符合法律法规、本办法及学校其他有关规章制度的规定,并与招投标或协商谈判内容一致,条款表述核对无误。确认合同款项有相应的经费来源和经费支出预算;  

(五)负责将合同提交归口管理部门审查;  

(六)负责办理法律、法规规定的审查、登记或备案手续;  

(七)负责具体履行合同,跟踪掌握合同履行情况,处理合同纠纷;  

(八)收集、保管合同签订及履行过程中形成的有关资料并在合同履行完结后移交归口管理部门;  

(九)其他有关合同事务。  

 

第三章  合同的起草、审查与审批  

第九条承办单位负责起草的合同条款应当完备、严密,除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外,还可以根据具体情况约定其他条款。合同一般应包括以下条款:

(一)当事人的名称、住所,法定代表人姓名、职务,委托代理人姓名、职务,联系方式;  

(二)标的(包括种类、数量、质量等要求);  

(三)价款及其支付(包括计算方法、支付进度、结算方式等);  

(四)履行期限、进度要求、地点和方式;  

(五)验收标准及方法;  

(六)违约责任(包括违约金或赔偿金的计算方法等);  

(七)解决争议的方法;  

(八)其他根据合同实际情况应当具备的条款(包括但不限于名词和术语的解释、风险的承担、知识产权归属、收益的分成、保修、保密、合同的生效和解除条件等);  

(九)合同签订的时间地点。  

第十条学校各类合同文本,应当首先采用国家行业管理部门制订的格式文本。对于格式文本中没有规定的事项,承办单位应予补充或完善。没有国家格式文本的,各归口管理部门应当制定本单位归口管理合同的模板,经法律顾问审核后,报学校办公室备案。合同对方提供合同文本,承办单位应当对其提供的合同文本进行详细审查。

第十一条合同须报经国家有关主管部门审查、批准或备案的,应当履行相应程序。

第十二条填写合同不得留空,对于协商过程中未达成一致的合同模板条款,应当删除,或填写“无”或以“/”标示。严禁在空白合同上签字或盖章。合同的末页应当载有合同正文条款,并在正文结束之处标明“下无正文”字样。如合同末页无正文条款的,则应标明“此页无正文,为XX合同签字盖章页”字样,以示末页仅为签字盖章页。

第十三条设备清单、工程量清单、预算单(书)等文件可以作为合同的组成部分,但不得替代合同。

第十四条承办单位起草合同文本前需要进行谈判的,应及时向归口管理部门和分管校领导汇报;合同谈判涉及重大分歧或需要法律专业支持的,应邀请学校法律顾问参加。

第十五条合同签订前,归口管理部门应对合同的必要性、可行性、合理性以及立项情况、合同内容、合同条款等进行审核。

合同内容涉及多个部门(单位)的,须经各相关部门(单位)会签。  

第十六条财务处、审计处、学校办公室是20万元以上经济合同和重大合同的审查部门,分别履行以下职责:

(一)财务处负责审核资金来源、价格条款、收付款方式、税费的合理性等;  

(二)审计处负责依据国家法律法规和学校相关规定,重点对合同业务的前期论证、研究决策、招投标、法律咨询、合同订立及合同业务执行等内部控制工作程序进行审查、监督;  

(三)学校办公室负责审核各类合同主体的合法性,条款的合理性、准确性、完整性,并为合同审批提供咨询意见。  

第十七条涉及施工安全、消防安全、网络安全等校园安全的合同须经保卫处和信息技术中心审查。

第十八条合同审查部门应当出具书面审查意见。合同审查意见应当明确、具体,并由部门负责人签署。应当出具审查意见而未出具的,视为同意。

第十九条合同承办单位必须以招标书和中标文件为依据,起草合同文本,不得出现损害学校利益的条款,且不得以化整为零或其他方式规避审查。

第二十条合同送审时,承办单位一般应报送以下相关材料:

(一)经承办单位盖章、负责人签字同意报送的“湖北汽车工业学院合同审批表”(见附件);  

(二)订立合同的依据,如有关会议纪要、公文、批示、中标通知书等;  

(三)合同对方主体资格、资质、信用状况、履约能力等方面的证明材料;  

(四)价款确立的依据;  

(五)其他需要提供的资料。  

如归口管理部门另有规定的,按归口管理部门的规定办理。  

第二十一条审查后的合同按照合同的分类分别报分管校领导、校长审批。

原则上一般合同由分管校领导审批,重大合同由校长审批。其中,预算内合同标的额在50万元以内的由分管校领导审批,50万元以上、100万元以内的由校长审批,100万元以上、200万元以内的由校长审批并在校长办公会上予以通报,200万元以上的由校长审批并在党委常委会上予以通报;预算外合同标的额50万元以内的由校长审批,50万元以上、100万元以内的由校长审批并在校长办公会上予以通报,100万元以上的由校长审批并在学校党委常委会上予以通报。  

第四章  合同的签订  

第二十二条学校所有合同在办理合同审查、审批程序后,涉及学校重大利益或涉及学校发展重大事项的合同,由校长签署。除校长签署的合同外,学校授权分管校领导签署重大合同,授权承办单位负责人签署一般合同。

第二十三条被授权人不得超越授权范围签署合同。未经校长书面同意,不得将被授予的权利转授第三人。

第二十四条合同对方签约人原则上为法定代表人,签约人为代理人时,必须提供授权委托书,并填写代理人的身份证号码。

第二十五条学校各类合同用印,应加盖合同专用章。

 

第五章  合同的履行  

第二十六条承办单位在合同签订生效后,应代表学校依法履行合同,监督合同对方履行合同义务。归口管理部门应对合同履行情况进行督促和检查,确保合同得到全面履行,并及时处理、上报合同履行过程中出现的问题。

第二十七条建立合同履行情况报告制度。承办单位和归口管理部门应于每学期最后一个月的15日前向学校办公室报送本单位的合同履行情况。合同履行情况报告应包括履行进度情况、履行问题情况等内容。对合同的履行情况,学校办公室负责组织有关部门进行检查或不定期抽查。

第二十八条履行完毕后需申请续签或重新招投标的合同,承办单位应当至迟于合同约定期限届满前三个月组织有关部门对合同履行情况进行评估,提出后续工作方案,确保工作的连续性。

第六章  合同的变更、中止与解除  

第二十九条合同依法签订后,即具有法律效力,不得擅自变更合同内容。

第三十条合同履行过程中因情势发生重大变化或者发生不可抗力等原因,需要中止、解除合同的,承办单位应当将相关情况及时向分管校领导报告;需要变更合同的,应将变更缘由、变更的主要内容向分管校领导报告,变更后的合同履行合同审查、审批程序后签订;需要签订补充合同的,履行合同审查、审批程序后签订。

第三十一条承办单位接到对方当事人提出的变更或解除合同建议后,应在15日以内答复,法律、法规另有规定或合同另有约定的除外;变更或解除合同的建议或答复,一律采用书面形式,并将能证明双方函电往来及内容的凭证存档。

第三十二条经过公证的合同,在双方达成变更或解除协议后,应报原公证机关备案。

第七章  合同纠纷的解决  

第三十三条合同履行过程中出现争议时,由合同双方协商解决。协商不成的,通过仲裁或法律诉讼程序解决。

第三十四条双方协商未达成一致的合同纠纷,承办单位应从合同纠纷的起因、双方有无违约情况、责任大小等方面收集证据,提出纠纷的处理意见,报学校办公室和分管校领导。

第三十五条须经仲裁或法律诉讼程序解决的合同纠纷,由学校办公室组织有关部门研究确定具体方案,报校长批准,并参与该纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动。

第三十六条合同纠纷涉及的相关单位应当及时提供相关资料和信息,为学校处理合同纠纷提供必要支持。

 

第八章  合同档案管理  

第三十七条学校所持有经济类合同原始文本不得少于叁份,学校办公室、财务处和归口管理部门必须各留存壹份;其他类合同原始文本不得少于贰份,学校办公室和归口管理部门必须各留存壹份。

第三十八条各归口管理部门对其所管理的合同实行统一编号、分类管理,编号体例自行确定。

补充协议不单独占用合同编号,一般在原合同的编号后使用连接符和序号对补充协议进行编号。  

同一份合同签订多份补充协议的,根据上款规定,按签订时间顺序编号。  

第三十九条归口管理部门在合同履行终结或终止后的当年须将原始合同及其相关档案材料送交学校档案馆存档。

 

第九章  责任追究  

第四十条有下列情形之一,未给学校造成损失的,对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育;给学校造成经济损失的,应由负有责任的当事人承担相应的赔偿责任,并根据情节轻重追究其他责任。

(一)违反程序和规定擅自对外签订合同的;  

(二)超越学校委托权限签订合同的;  

(三)应签订书面合同但未签订的;  

(四)违反招标文件签订损害学校利益合同的  

(五)未调查对方资信情况、未审查对方主体资格等,以致被骗的;  

(六)丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件,以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的;  

(七)在学校处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的;  

(八)损害学校利益的其他情形。  

第四十一条合同作为学校对外开展活动的重要法律依据和凭证,其内容涉及学校秘密的,有关人员应当严格保守合同秘密。当事人违反保密义务,对学校造成损害的,应承担相应责任。

 

第十章  附  则  

第四十二条本办法由学校办公室负责解释。

第四十三条本办法未作具体规定的,执行学校相关规定。

第四十四条各归口管理部门可根据本办法并结合本部门实际情况制定合同管理实施细则。

第四十五条本办法自印发之日起施行,原《湖北汽车工业学院合同管理办法(试行)》(汽院院发〔2013〕86号)同时废止。

附件:1.湖北汽车工业学院科技合同审批表  

2.湖北汽车工业学院货物(服务)采购合同审批表  

(20万元以内)  

3.湖北汽车工业学院货物(服务)采购合同审批表  

(20万元以上)  

4.湖北汽车工业学院基建、工程维修合同审批表  

5.湖北汽车工业学院零星修缮合同审批表  

6.湖北汽车工业学院一般合同审批表  

7.湖北汽车工业学院重大合同审批表  

8.合同履行情况汇总表  

 

附件【附件1-8:合同审批表及合同履行情况汇总表.doc已下载
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