根据《湖北汽车工业学院章程》相关规定和湖北省政府及办公厅有关工作规程,为进一步加强学校会议管理,提高会议质量,规范办公程序,特制定本制度。
一、例会制度
(一)校党委会议(或校党委扩大会议)、校长办公会议和校党政联席会议(以下简称三大会议)是学校会议制度的重要组成部分,三大会议按期召开,如有需要可临时召开。
(二)校党委会议(或校党委扩大会议)由校党委书记召集和主持,全体校党委委员参加,非党员校领导列席会议,党群和行政部门的主要负责人视具体情况列席会议。
校党委会议(或校党委扩大会议)的主要任务是:
1、学习、宣传和贯彻党和国家的路线、方针、政策,执行国家教育部、湖北省教育厅的重要指示和重要部署;
2、研究决定学校的改革和发展,以及教学、学科建设、科研、行政管理等工作中的特别重大问题;
3、研究决定学校党的建设、干部队伍建设、思想政治工作和德育工作等方面的总体规划和实施方案;
4、研究决定学校干部的选拔、教育、培养、考核和监督工作;
5、研究决定学校工会、共青团、教职工代表大会和统一战线等方面的工作;
6、其他应当由校党委会议(或校党委扩大会议)研究决定的事项。
(三)校长办公会议由校长召集和主持,全体校领导、校部非领导职务人员和校(党)办主任参加,党群和行政部门的主要负责人视具体情况列席会议。
校长办公会的主要任务是:
1、贯彻和执行上级部门和学校党委的重要指示和重要部署;
2、讨论研究学校教学、学科建设、科研和行政管理等工作中的重大问题;
3、讨论研究学校年度工作安排和工作总结;
4、讨论研究需提交校党委会(或校党委扩大会议)、教职工代表大会决定或通过的重大问题;
5、讨论研究教职工教育、培训、考核、晋级、奖惩等职工队伍建设方面的计划和方案;
6、其他应当由校长办公会讨论研究的事项。
二、其他日常性会议
(一)凡由职能部门组织召开的各种小型业务会议,参会人员范围由主办单位根据会议内容来确定,并与校(党)办协商安排会议召开时间及地点,最终由分管校领导负责审核签发。
(二)凡涉及全校性的大型会议,会议具体事项由承办单位负责,校(党)办协调、配合完成,经分管校领导审核后,最终由校党委书记或校长签发。
(三)校领导临时召开的各类紧急会议,鉴于情况特殊性,可由校(党)办工作人员直接电话通知参会人员,无须进行正式公文传输。
三、会前协调
(一)各职能部门拟请三大会议研究的事项,须在会前经过仔细调研和协商,力争拿出可行性方案(意见),对其中意见不一致的,必须进行会前协调,在充分听取各方意见的基础上,站在学校全局的高度,积极主动地与相关单位沟通,争取形成一致意见;经协商后意见仍不一致的,应提出解决问题的方案,报分管校领导(校党委委员)审定。
(二)分管校领导(校党委委员)对拟提请三大会议研究的事项,要进行认真研究和把关,对意见不一致的,要听取各方意见或论证,及时协调,并形成一致意见,同时提出优选方案。
(三)凡没有形成一致意见的事项,原则上不提请三大会议研究。
四、审批程序
(一)各职能部门提请三大会议研究的议题,须提前上报至分管校领导,并同时附上汇报材料和有关单位会商意见等。汇报材料要主题鲜明、简明扼要,分析问题要实事求是,所提意见和建议要明确具体。
(二)各校领导(校党委委员)根据分管部门报送的议题进行研究,并最终填写校党委会议题征集单、校办公会议题征集单或校党政联席会议题征集单(见附件1、2、3),交至校(党)办汇总,并由校(党)办将三大会议议题汇总提交给校党委书记(或校长)进行最终审核把关。
(三)三大会议要做到“四种议题”不上会,具体包括:分管校领导能独立研究解决的不上会;汇报单位上会材料准备不充分或无准备的不上会;未经分管校领导填报议题征集单并报请校党委书记或校长审定的不上会;汇报单位主要负责人无法参会或未能按会议要求和时间报送会议材料的不上会。
(四)校(党)办于三大会议前两天,根据汇总的议题,按轻重缓急程度,合理编排会议议题,并以校党委会通字、办公会通字的小红头文件形式下发至全体参会人员,会议议题一经审定,原则上不再临时增加其他议题。
(五)由各职能部门组织召开的各种小型业务会议,会议主办单位须提前一周到校(党)办填写“会议申请单”(见附件4),并由校(党)办根据会议室的整体使用情况合理安排会议地点,最终由分管校领导审核批准后,由校(党)办以每周会议安排表的形式通过学校公文传输系统下发至全校。
(六)涉及全校性的大型会议经主管校领导审核,校党委书记或校长批准后,由校(党)办以“通字”文号的文件形式通过学校公文传输系统下发至全校。
五、会议纪律
(一)参加三大会议的部门人员必须是该部门的主要负责人,因工作汇报的需要,经分管校领导批准同意的可带一名副职参加,除此一律不得带副职或其他人员参加。如有特殊原因(如有课、出差、生病等)不能参加者,必须在会前1天向校(党)办请假,并同时安排其他一名负责同志与会。
(二)一次会议有多个议题时,实行候会制度。会议在讨论前一议题时,后一议题的参会人员在校(党)办接待室等候。参会人员一律不得提前退场或临时请人代会。
(三)严格控制汇报和发言时间。汇报人必须是汇报单位的主要负责人,汇报和发言要开门见山,直奔主题,汇报时间不超过15分钟,其他与会人员发言要紧扣主题,直陈观点,时间一般不超过5分钟。
(四)三大会议期间,校(党)办派专人进行会议记录及会场服务工作,其他人员未经允许不得进入会场邀请领导、传递文件等。确有紧急情况的,由校(党)办工作人员统一处理。
(五)所有与会人员要严格遵守会场纪律,自觉关闭各类通信工具。
(六)为了严肃会议纪律,提高会议质量,各单位应加强会议考勤工作,落实请假制度,各类会议的参会人员因故不能参加者,须提前到主办单位办理请假事宜,各办会单位须将考勤情况每月公布一次。
(七)其他要求:
1、三大会议根据参会人员数量可安排在学校行政楼三楼会议室或第四教学楼三楼会议室召开,校(党)办工作人员会前要做好会场布置等工作;
2、三大会议期间,校(党)办派专人负责参会人员的签到,处理校领导临时交办的事项,并做好会议服务工作;
3、由各职能部门组织召开的各种小型业务会议,会议的会务、会议记录等由会议主办单位承办;
4、涉及全校性的大型会议,会议的准备(会场、音响、条幅、摄像、照相、会议资料等)、会场服务、会议记录等均由承办单位负责,校(党)办协调、配合相关职能部门共同完成;
5、校领导临时召开的各类紧急会议,会议地点的确定、会场服务等由校(党)办负责完成。
六、督办落实
(一)除特殊要求外,三大会议均应制发《会议纪要》,由校(党)办根据会议记录草拟会议纪要,经校党委书记或校长审核签发。
(二)会议纪要应做到文字简练,表达准确,采取条文式写法,只写议定事项,不加以任何工作评价,校(党)办一般应于会后3个工作日内完成会议纪要的起草、送审和签发。
(三)三大会议议定的事项,校属各单位必须严格遵照执行,不折不扣地贯彻落实,每次会后校(党)办由专人负责对会议议定事项的贯彻落实情况进行督办检查,并将督办落实情况及时向分管校领导汇报,并做好督办记录备案工作。年终时,督办情况应与干部考核相挂钩。
附件:1、校党委会议题征集单
2、校长办公会议题征集单
3、校党政联席会议题征集单
4、会议申请单
二○○八年五月十日
主题词:会议管理制度
中共湖北汽车工业学院委员会办公室 2008年5月19日印发
共印13份
附件1
校党委会议题征集单
会议时间 |
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提议人 |
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列席人 |
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内 容 |
年月日 |
附件2
校长办公会议题征集单
会议时间 |
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提议人 |
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列席人 |
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内 容 |
年月日 |
附件3
校党政联席会议题征集单
会议时间 |
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提议人 |
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列席人 |
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内 容 |
年月日 |
附件4
会议申请单
会议名称 |
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时间 |
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会 议 内 容 |
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参 加 人 |
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会议地点 |
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主持人 |
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申请单位 |
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经办人 |
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主管领导 |
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要求:1、会议时间填写必须明确。如:2007年9月10日(周一)下午2:30
2、本表经主管校领导签字后于每周四下午下班前交至校(党)办机要文秘室。